Generell kommen die Prüfer der Rentenversicherung alle vier Jahre zu den Arbeitgebern und prüfen, ob diese ihre Pflichten rund um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag erfüllt haben. Fanden die Prüfungen früher ausschließlich vor Ort statt, gibt es bereits seit dem 01.01.2012 die Möglichkeit, hierzu ein elektronisches Verfahren zu nutzen – die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP). Diese zurzeit noch freiwillige Teilnahme an der euBP ist ab dem 01.01.2023 verpflichtend.

Ablauf

Bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber die notwendigen Daten auf Anforderung des Betriebsprüfdienstes aus dem Entgeltprogramm heraus zusammen und übermittelt diese über eine entsprechende Schnittstelle an die Rentenversicherung. Daraufhin bekommt er eine elektronische Annahmequittung.

Die Prüfdienste analysieren die ihnen übermittelten Daten. Im Idealfall haben sie nichts zu beanstanden, sodass eine Prüfung vor Ort unter Umständen entfallen kann. Kommen die Prüfer dennoch ins Haus und kann die Prüfung mit den gelieferten Daten abgeschlossen werden, entfällt eine weitere Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort. Die eigentliche Prüfung vor Ort verkürzt sich somit.

Zum Ende der Prüfung findet ein Schlussgespräch mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater statt – hierbei geht es um die Ergebnisse der Auswertungen; darüber hinaus geben die Prüfer weiterführende Hinweise oder zeigen Fehlerschwerpunkte auf. Das eigentliche Prüfergebnis wird elektronisch übermittelt.

Vorteile

Die Vorteile dieses Verfahrens sind offensichtlich: Die Arbeitgeber können die Unterlagen rasch und unkompliziert aus der EDV heraus bereitstellen. Der Prüfer bleibt in der Regel an seinem Dienstsitz, sodass für die Prüfung weder Räumlichkeiten noch Personal oder Technik erforderlich werden.